承德会议服务公司为您介绍会议预算相关内容

时间:2024-4-9 点击:472
   通常而言,会议预算包括以下几个方面:
   1、住宿费用
   住宿的费用应该非常好理解,值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格,而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而 言,住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。
正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外,还与客房内开放的服务项目有关。譬如客房内的长途通讯、洗换、酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。
   2、会议室费用
   具体可细分为:
   (1)、会议场地租金:通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔等,但一些非常正规设施并不涵盖在内,比如投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。
   (2)、会议设施租赁费用:此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询,以便获得最适宜的性价比),否则可能影响会议的进行。另外,这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。
   (3)、会场布置费用:如果不是特殊要求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求,可以与专业的会议服务商协商。
   (4)、其他支持费用:这些支持通常包括印刷、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质,如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让专业会议服务商代理,将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。
对于这些单项服务支持,主办方应尽可能细化各项要求,并单独签订服务协议。
    3、交通费用
   交通费用可以细分为:
   (1)、出发地至会务地的交通费用:包括航班、铁路、公路,以及目的地车站、机场至住宿地的交通
   (2)、会议期间交通费用:主要是会务地交通费用,包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。
   (3)、欢送交通及返程交通:包括航班、铁路、公路、及住宿地至机场、车站、交通费用。
   4、餐饮费用
   会议的餐饮费用可以很简单,也可以很复杂,这取决于会议议程需要及会议目的。
   (1)、早餐
   早餐通常是自助餐,当然也可以采取围桌式就餐,费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备,所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%,否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用)
   (2)、中餐及午餐
   中餐及午餐基本属于正餐,可以采取人数预算——自助餐形式,按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供,餐馆可能会收取一定数量的服务费用。
   (3)、酒水及服务费
   通常,如果在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的,如果可以外带酒水消费,餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会,通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。
   (4)、会场茶歇
   此项费用基本上是按人数预算的,预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用,如果主办方需要非程序服务,可能需要额外的预算。通常情况下,茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主,中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
   5、杂费
   杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用,包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划,通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。